APPCC Digital. ¿Facilita realmente las tareas al equipo de cocina?
En los artículos anteriores hemos abordado la digitalización de los registros de seguridad alimentaria desde varios puntos de vista:
- El control de la información que consiguen los responsables de calidad y los profesionales de la auditoría
- La relevancia que adquiere el departamento de calidad por su capacidad de garantizar la inocuidad de los alimentos
- La mejora de la gestión y el control de la información que alcanzan las organizaciones con múltiples centros
En el artículo de hoy he querido resaltar el punto de vista de aquellos de los que habitualmente no se habla, pero que tienen un papel crucial en el funcionamiento del sistema. Son los equipos de la cocina o del obrador.
Me he encontrado en unos cuantos proyectos donde digitalizar los procesos era la voluntad del responsable de calidad para mejorar el control, pero los encargados de rellenar los registros se posicionaban en contra. En algunas ocasiones el resultado de esta diferencia de opiniones ha supuesto la suspensión del proyecto.
¿Y por qué esa resistencia? Pues porque esos equipos consideraban que la digitalización les supondría una mayor complejidad en sus tareas, por lo que seguir con los registros en papel continuaba siendo la mejor opción para ellos.
Ventajas de digitalizar los procesos para el equipo de cocina
Pero ¿tienen razón estos profesionales al considerar que el cambio implica más trabajo para ellos? Siempre que la opción que se ha tomado ha sido la digitalización, hemos tenido ocasión de constatar que es justo al contrario. Veamos algunos ejemplos que demuestran cómo mejorarán su calidad de vida profesional a través de la digitalización de los procesos.
- Muchas de las tareas de los planes APPCC están periodificadas, en ocasiones con bajas frecuencias nada fáciles de recordar. El sistema digital le presenta a cada usuario y en cada jornada (o incluso en horarios determinados), las tareas a realizar o en su caso las que quedaron pendientes de jornadas anteriores. El operario se despreocupa de memorizar cuando tocan las tareas. El sistema lo hace por él. Además, observa en pantalla cuantas tareas tiene pendientes para organizarse mejor en su trabajo.
- Al dejar constancia en el sistema de las incidencias encontradas, éste ya avisa a los responsables correspondientes para que apliquen las acciones correctoras previstas. Ya sea avisando a mantenimiento si un equipo funciona inadecuadamente o incluso a empresas externas, por ejemplo, si se han descubierto restos de una plaga. Una vez más, el profesional se despreocupa y la responsabilidad del aviso recae en el propio sistema.
- La resolución de las incidencias será mucho más ágil ya que los avisos serán inmediatos. No será necesario llamar al responsable de calidad o al superior para que resuelvan el problema y el registro no va a quedar guardado hasta que alguien lo consulte y advierta la incidencia días después. En definitiva, el operario constatará que sus avisos tienen consecuencias reales y las correcciones siguen un ritmo rápido.
- Los etiquetados de las elaboraciones y producciones serán más rápidos. Sin errores en los cálculos de caducidades y sin malentendidos ante etiquetas escritas a mano y que en muchos casos resultan ilegibles. El ahorro de tiempo y la mejora en eficiencia va a ser importante en este ámbito, sin duda.
- El seguimiento de la trazabilidad de algún producto que deba controlarse será al momento. No será necesario consultar registros entre montañas de papel quizás desordenados o tal vez incompletos. El sistema nos indicará todos los datos requeridos y podremos actuar inmediatamente, si es el caso.
- Dispondrán en el sistema de cualquier documento de información sobre procesos, planos de equipos, fichas, proveedores, etc. facilitando enormemente su consulta.
Seguro que os vienen a la mente muchas otras ventajas, pero sin duda las mencionadas les suponen ahorro de tiempo, mejor organización de su jornada y simplifican sus tareas. Como consecuencia podrán concentrarse en sus funciones y despreocuparse del resto, ya que el seguimiento sólo dependerá del responsable que habrá recibido el aviso del sistema.
Desgraciadamente, no siempre los responsables de calidad tienen toda la capacidad en la organización para imponer sus criterios y priorizar la seguridad alimentaria, pero que no sea por falta de argumentos que se produzcan resistencias internas a la digitalización. Porque sin duda, los beneficios bien valen el cambio.
¿Te has sentido identificado con alguna de estas situaciones? ¿Añadirías alguna ventaja o dificultad? ¡Te escuchamos!
