¿Digitalizar tus auditorías? 5 claves que te ayudarán a decidir
En mis anteriores artículos he hablado de los beneficios obtenidos con la digitalización de los registros de autocontrol de la seguridad alimentaria. Señalé, entre otros, el aumento del control, la mejora del orden en el departamento de calidad, la supresión del papel y la disponibilidad de información en tiempo real.
La realización de auditorías constituye otro pilar fundamental en el sistema de seguridad alimentaria. Permite constatar su correcto funcionamiento y poner de manifiesto posibles mejoras. Naturalmente, también permite ser digitalizado. Y debería serlo.
¿Qué ganará la organización si también digitaliza las auditorías?
Trabajo de campo optimizado
Al digitalizar las listas de verificación, el trabajo de campo se ejecutará con plantillas de checklist específicas según las características y tipología propias de tu organización. Durante la auditoría podrás acceder a toda la documentación necesaria (planos de las instalaciones, legislación, normativas…) en un clic, desde tu dispositivo (tablet, smartphone u otros) con o sin conexión a Internet.
Flexibilidad en las ponderaciones de los elementos en la valoración global
Las plantillas podrán asignar ponderaciones diferentes a cada capítulo, en función de su importancia relativa en el global de la auditoría. Incluso cada uno de los ítems a valorar tendrá un valor variable en relación con los demás, si se requiere.
Ahorro de tiempo en la elaboración del informe
Con la información recogida, podrá generarse automáticamente un informe final con todos los resultados de los checklist, fotografías, observaciones, comentarios y demás información de interés introducida en el sistema durante la auditoría.
Ya en el despacho, podremos añadir información adicional si es necesario, pero ya no será necesario bajar fotografías o pasar los comentarios recogidos.
Gestión flexible
En aquellos casos en que los supervisores de los centros auditados deban aportar comentarios o resultados de las acciones correctoras tomadas ante las no-conformidades detectadas, el sistema les dará un aviso del estado de la auditoría y acceso antes de cerrarla definitivamente.
De no ser necesaria esa intervención, el auditor cerrará la auditoría cuando lo estime conveniente y el informe estará listo.
Seguimiento en tiempo real
El sistema, finalmente, nos permitirá hacer un seguimiento del histórico de cada centro o cada cliente, de los resultados específicos en cada ámbito de la auditoría, de la relación de no-conformidades, de las acciones correctoras propuestas y de los informes.
El artículo está escrito en tiempo futuro, pero digitalizar las auditorías es una necesidad presente que debemos tener muy en cuenta si queremos simplificar la gestión y crecer en eficiencia y eficacia. Reducimos la documentación y el espacio que ocupa, a la vez que aumentamos el control, permitiendo así, una mejora del rendimiento de la organización. Contacta ahora con el mejor gestor de sistemas de seguridad alimentaria y optimiza la gestión de auditorías de calidad.
