El valor de los datos en un APPCC digital
Estamos todos de acuerdo en que un sistema digital de control de la seguridad alimentaria debe ser simple e intuitivo, permitiendo la entrada de registros con la máxima comodidad. Es la garantía de que en el día a día, los encargados asimilen la operativa con facilidad evitando el falso sentimiento de que la digitalización supone para ellos una carga, más que una ventaja.
Asimismo, es imprescindible que genere certeza en todo el personal sobre su utilidad para el aseguramiento de la inocuidad y, sobre todo, ponga en valor el papel de cada uno a nivel individual dentro de la organización.
Sin embargo, las mencionadas condiciones son necesarias pero no suficientes para que un proceso de digitalización sea exitoso. Existe otra vertiente, si cabe más importante, a tener en cuenta: ¿cómo vamos a utilizar toda la información generada?
En muchos casos, la realidad es que los datos recogidos en papel efectivamente existen, pero simplemente se almacenan para cumplir con las normas de seguridad alimentaria, y raramente se utilizan en toda su potencialidad. De manera que se desperdicia un elemento imprescindible para una toma de decisiones eficiente y basada en datos reales.
Centrémonos en los factores clave que un sistema digital proporcionará y que utilizados de manera adecuada reforzarán en gran medida el papel del departamento de calidad ante el resto de ámbitos de la empresa y por tanto, su eficiencia.
- La mejora de la credibilidad de los protocolos, asegurando su cumplimiento en tiempo y forma gracias a las posibilidades de seguimiento de manera centralizada desde una pantalla, de todos los centros sobre los que se tenga responsabilidad.
- El análisis contrastado de datos, resultados de los procesos, así como de las incidencias concretas, con sus frecuencias, tiempos de respuesta y las soluciones tomadas que son elementos clave para establecer correcciones con la máxima efectividad.
Ambos puntos se fundamentan en la disposición y organización de la información; en definitiva, de los informes que el sistema sea capaz de generar.
- ¿Qué director general ansía tener sobre la mesa informes claros y concretos relativos a todos sus ámbitos de responsabilidad? Todos.
- ¿Por qué los departamentos de finanzas, ventas, personal o producción sí disponen de sistemas digitales de control y gestión? Porque nadie entendería que no fuera así.
- ¿Y el departamento de calidad y seguridad alimentaria es diferente? No debería. Requiere los mismos medios que el resto.
No podemos esperar más. Es el momento de digitalizar el sistema de calidad y deberemos elegir la mejor opción evaluando concienzudamente las dos vertientes mencionadas:
- Simplicidad para el operario
- Potencia en la presentación de información y datos, para la dirección.
Abundando en esta segunda parte, no siempre valorada según su importancia, hay que asegurar que el sistema de control digital de los APPCC cumpla con la premisa de ordenar y facilitar la consulta de los datos mediante informes bien elaborados y organizados, atendiendo a la estructura de cada empresa, agrupándolos en ámbitos en función de zonas geográficas, responsables de área, líneas de negocio, o cualquier otro aspecto relevante en cada caso.
Esta funcionalidad constituye un aspecto crucial a valorar antes de una implantación, y permite destacar un buen sistema de los demás. No todas las soluciones para la digitalización disponibles lo garantizan adecuadamente.
Hay que elegir bien entre las opciones disponibles para la digitalización, porque es la herramienta que permitirá al departamento de calidad reforzar su papel en las decisiones generales y en definitiva garantizar de manera mucho más efectiva la seguridad alimentaria.
La realidad puede sorprendernos. Es todavía demasiado frecuente que empresas tan sensibles para la salud de los consumidores como las del ámbito alimentario, no apuesten con contundencia por la excelencia y la máxima eficiencia de sus departamentos de calidad, cuando en definitiva, estarán minimizando la posibilidad de futuros problemas relacionados con la inocuidad.
Como digo siempre, tenemos muchísimas empresas en el sector que tienen sus deberes hechos y cumplen con contundencia todos los protocolos necesarios…pero, ¿todas?
Desgraciadamente aún no, todas no.
